Ik word regelmatig gevraagd om teams te begeleiden in beter samenwerken en communicatie.
Er is een aantal zaken die me opvalt, waardoor de samenwerking en communicatie vaak niet goed verloopt. Ik deel dat graag met je, want wellicht is het herkenbaar en heb je iets aan mijn tips.
Verwachtingen: de kracht en het gevaar
We leven in een wereld waarin verwachtingen vaak de drijvende kracht zijn achter onze beslissingen, relaties en zelfs ons zelfbeeld. Van jongs af aan worden we geconfronteerd met verwachtingen. Van onze ouders, leraren, vrienden en uiteindelijk ook van onszelf. Deze verwachtingen kunnen ons inspireren en motiveren om te groeien, maar ze kunnen ook een bron van teleurstelling en stress zijn als de realiteit anders uitpakt.
De dubbele kant van verwachtingen
Verwachtingen hebben twee kanten: ze kunnen je helpen om doelen te stellen en je leven richting te geven, maar ze kunnen ook belemmerend werken, wanneer ze niet overeenkomen met de werkelijkheid. Wanneer je bijvoorbeeld hoge verwachtingen hebt van een nieuwe baan, de manager, een vakantie, of zelfs een vriendschap, creëer je een mentale voorstelling van hoe deze ervaringen zouden moeten zijn. Als de realiteit vervolgens niet aan deze voorstellingen voldoet, voel je je vaak teleurgesteld of gefrustreerd.
Dit betekent echter niet dat verwachtingen per definitie slecht zijn. Verwachtingen kunnen je ook uitdagen en inspireren om het beste uit jezelf te halen. Wanneer je verwacht dat je een doel kunt bereiken, kun je daardoor gemotiveerder raken en actie ondernemen om dat doel te verwezenlijken. Het probleem ontstaat pas, wanneer jouw verwachtingen onrealistisch zijn of wanneer j jezelf te veel hecht aan een specifiek resultaat.
Hoe verwachtingen de samenwerking beïnvloeden
Een van de grootste terreinen waarop verwachtingen een rol spelen, is in onze relaties met anderen. We hebben vaak duidelijke ideeën over hoe onze partners, vrienden, familieleden of collega’s zouden moeten handelen of reageren. Wanneer ze hier niet aan voldoen, kan dit leiden tot wrijving en conflict.
Een veelvoorkomend voorbeeld is dat van onuitgesproken verwachtingen. Als we verwachten dat onze partner of collega begrijpt wat we nodig hebben zonder dat we dit expliciet communiceren, leggen we een zware last op de relatie en samenwerking. Het niet vervullen van deze verwachtingen kan leiden tot teleurstelling en onbegrip. Dit illustreert het belang van communicatie en het afstemmen van verwachtingen.
Verwachtingen versus realiteit: de kloof dichten
Om de kloof tussen verwachtingen en realiteit te dichten, is een aantal stappen cruciaal
- Spreek je verwachting uit. Doe dat zo concreet mogelijk en vanuit jezelf
- Check bij de ander(en) wat zijn/haar verwachtingen zijn
- Onderzoek waar je het over eens bent en waarover je het oneens bent en bij de punten waar je het oneens bent, onderzoek je of er een andere invulling mogelijk is die wellicht beter past
- Maak concrete wederzijdse afspraken
- Zorg dat er commitment is voor de gemaakte afspraak
- Spreek met elkaar af, dat je elkaar mag herinneren aan dit commitment en deze afspraak
Bovenstaande stappen kun je met je team telkens aan de orde stellen en monitoren. In vergaderingen kun je deze checklist er bijvoorbeeld bij ieder onderwerp bij pakken. Het kan een hoop miscommunicatie voorkomen!
Tips
Onderstaand geef ik je nog wat tips met een knipoog 😉. Het zijn quotes die je wellicht eerder al bent tegen gekomen en die goed kunnen werken bij samenwerken en communiceren.
Heb je na het lezen van dit stuk het idee, dat jouw team of jijzelf wat begeleiding kan gebruiken bij samenwerken en communiceren? Laat het me dan weten, ik denk graag met je mee! Neem contact met me op.
Dinga van Driel