De eenvoudigste manier om teamgesprekken te beginnen.
De incheck-methode is een techniek die ik geleerd heb en die ik altijd toepas wanneer ik een teamsessie faciliteer. Het is een kleine, gemakkelijk toepasbare stap, maar de impact is zo groot dat ik het graag met je wil delen.
Ik begin bij een teamsessie altijd met inchecken. Of het nu bij aanvang van een vergadering of bijeenkomst is, of zelfs bij een paar dagen op reis met vrienden. Het is een nuttige manier om informatie te verzamelen en iedereen de gelegenheid te geven om te laten weten wat van belang is om te delen. Het zorgt ervoor dat we ons veilig voelen om ons uit te spreken. Dit doe ik door een paar vragen te stellen die alle aanwezigen beantwoorden. Daarbij zijn er enkele belangrijke regels:
• Wanneer iemand aan het woord is, mag niemand anders reageren. Dit zorgt ervoor dat de spreker niet wordt onderbroken en de anderen écht luisteren.
• Je hoeft niet op volgorde te spreken; iedereen neemt het woord wanneer hij of zij er klaar voor is.
• Nadat iedereen gesproken heeft, is er ruimte om te reageren op wat er gedeeld is.
Voorbeelden van vragen die je kunt stellen
1. Hoe gaat het met je? Wat houd je bezig?
2. Wat is voor jou belangrijk om nu te delen?
3. Wat heb je nodig om hier te zijn?
4. Wat wil je uit deze bijeenkomst halen?
Waarom inchecken?
Stel je voor: in een teamvergadering zitten tien mensen, ieder met zijn eigen verhaal. Jeanine is afgeleid, omdat ze net een slecht-nieuws gesprek heeft gevoerd. Jan is opgewonden, omdat hij vanmorgen voor het eerst opa is geworden en Rene moet eerder vertrekken voor een klantgesprek. Door in te checken deelt iedereen waar zijn of haar gedachten zijn en wat hem of haar bezighoudt. Dit zorgt voor begrip en inzicht in de verschillende omstandigheden. Het helpt ook om beter op elkaar af te stemmen wat er nodig is voor een goed gesprek. Zonder inchecken weet niemand dat Jeanine van streek is, Jan enthousiast is en Rene op het punt staat te vertrekken. Dit kan de dynamiek van het gesprek negatief beïnvloeden. Door in te checken, kan iedereen uitspreken wat hem of haar bezighoudt, zonder dat er een discussie ontstaat.
Nadat iedereen de vragen heeft beantwoord, bespreek je met elkaar wat dit betekent. Er volgt dus nog een afstemming en eventuele besluitvorming als dat aan de orde is.
Aanwezig in het moment
Door aandacht te geven aan wat er speelt, ben je je meer bewust van het moment en wat echt nodig is. Dit voorkomt kleine ergernissen en zorgt ervoor, dat de tijd die je samen doorbrengt, efficiënt is. Je hoeft niet te raden wat er bij de ander speelt of de reacties van anderen te interpreteren zonder de context te kennen. Kortom, als je een vergadering, teamsessie, bijeenkomst of gesprek begint met een incheck, weet je wat de ander bezighoudt. Dit maakt de communicatie duidelijker.
Wil je deze methode toepassen en heb je daar hulp bij nodig of heb je vragen hierover? Neem dan contact met mij op om de mogelijkheden te bespreken. http://www.drielinkcoaching.nl
