Als teamcoach werk ik regelmatig met teams om te helpen bij lastige vraagstukken. Maar wat doet een teamcoach precies, en wat levert zo’n sessie op? In dit verhaal geef ik je een voorbeeld van wat ik doe tijdens een sessie met een team dat was vastgelopen in de communicatie.
Het team van Marieke
In de organisatie van teamleider Marieke is een grote transitie geweest en dat zorgt in haar team voor veel onrust en weerstand.
Wat het niet makkelijker maakt is dat Marieke als teamleider nieuw is in het team. Ze heeft als leidinggevende de plek ingenomen van Ingrid. Die was eerst de onofficiële teamleider en ze heeft het gevoel dat ze zomaar aan de kant is gezet. Daar komt nog eens bij dat Ingrid al lang in het team werkt. Zij vindt het maar niks dat Marieke er is gekomen en haar teamleden denken er ook zo over.
Marieke vindt dat heel lastig: ze kan er niets aan doen dat ze is uitgekozen als leidinggevende. En de weerstand van haar teamleden zorgen ervoor dat ze het met haar overvolle takenpakket maar moeilijk vlot getrokken krijgt. Daar komt bij dat ze van haar uren maar 1 dag aan het team kan besteden.
In de WhatsApp groep van het team krijgt ze regelmatig de wind van voren. Er worden nogal verwijtende opmerkingen gemaakt en daar slaapt Marieke slecht van.
De sessie
Als start van de sessie vind ik het belangrijk dat iedereen ‘incheckt’. Dat betekent dat je vertelt wat je bezighoudt, wat belangrijk voor je is om te delen en wat je uit deze sessie wilt halen.
Het is daarbij van belang dat er goed geluisterd wordt naar elkaar en dat je elkaar laat uitpraten. Het gaat er op dat moment om dat iedereen even kwijt kan wat er van belang is. Dat er ruimte is om dat met elkaar delen, zonder dat de teamleden op elkaar reageren.
Vooral dat laatste blijkt heel moeilijk te zijn. Er worden dingen gezegd waar iedereen graag op wil reageren, maar dat is niet de bedoeling natuurlijk. Het gaat erom dat je echt luistert naar de ander. Je hoeft het er niet mee eens te zijn, je hoeft alleen te weten dat dit het verhaal is van je collega.
Het gesprek
Naar aanleiding van de check-in gaan de teamleden met elkaar in gesprek. Ik luister zelf niet zozeer naar de inhoud, maar let vooral op zaken zoals:
- waar zijn ze het over eens en oneens, en hoe laten ze dat blijken?
- wat is het patroon van dit team?
- worden zaken niet gezegd die wel van belang zijn?
- wat helpt dit team en wat staat ze in de weg?
Ik leg het gesprek soms stil om dit helder te krijgen. Ik stel nieuwsgierige vragen met de overtuiging dat het team zelf de antwoorden heeft en ontdekt. De teamleden geven aan dat ze door de check-in bij de start merken dat ze de neiging hebben om snel emotioneel te reageren op wat iemand zegt. Door elkaars mening te respecteren en daar niet over in discussie te gaan, gaat het gesprek totaal anders dan ze gewend zijn.
Je kunt niet alles beïnvloeden
In dit team valt het op dat de teamleden de neiging hebben om het probleem buiten zichzelf te plaatsen: de directeur is onduidelijk, Marieke is niet eerlijk en noem zo maar op.
We bespreken de cirkel van invloed en betrokkenheid van Stephen Covey. Het heeft geen zin om je druk te maken over zaken waar je geen invloed op hebt. Het is als het weer: je verandert er niets aan, het gaat erom hoe je er zelf mee omgaat.
Het gaat om de vraag: wat is er wél mogelijk? Als je die vraag blijft stellen kun je tot creatieve oplossingen komen.
Doordat ze er op deze manier naar kijken, komen ze meer naar elkaar toe. De spanning zakt en er komt openheid om naar elkaar te luisteren.
Er komt besef dat het eigenlijk niet eerlijk is om al het ongenoegen op Marieke te projecteren. Marieke kan er niets aan doen, en bovendien: ze heeft het team juist nodig om haar werk goed te kunnen doen.
Check, check, dubbelcheck
De teamleden sluiten positief af door afspraken met elkaar te maken. Ze willen als team echt samenwerken, elkaar steunen en het juist níet moeilijker maken. Ze spreken af om altijd hun opvattingen te dubbelchecken: zo kunnen ze voorkomen dat ze invullen voor een ander en aannames doen die niet kloppen.
Tot slot
Samenwerken is soms ingewikkeld, en als je in een omgeving met veel verandering en werkdruk zit kan het emmertje weleens overlopen. Door oprecht naar elkaar te luisteren ga je elkaar beter begrijpen. Als je dan ook samen zoekt naar de dingen waar je wél invloed op hebt, dan kun je als team plotseling weer bergen verzetten.
Is jouw team vastgelopen of kan er wel iets beter geluisterd worden? Neem even contact met me op, dan kunnen we bespreken wat ik voor je kan doen.
Dinga van Driel
